Diagnosi dei processi: cosa guarda un consulente nella prima sessione.

Un diagnóstico dei processi non è una revisione contabile né una riunione in cui qualcuno trascrive ciò che il proprietario già sa. È una sessione di un giorno durante la quale si analizza il funzionamento reale dell'attività, con chi opera quotidianamente, e si produce un breve rapporto che indica quali aspetti richiedono maggiore attenzione.

Prima della sessione: una chiamata di 20 minuti.

Prima di richiedere qualsiasi pagamento, è prevista una chiamata di 20 minuti gratuita. Questo serve per due motivi: verificare se la diagnosi è pertinente per la specifica attività, e per anticipare quali aree è conveniente approfondire durante la sessione. Non tutte le attività richiedono di esaminare le stesse quattro aree con la stessa profondità.

Quali sono gli argomenti trattati nella sessione?

La sessione dura un'intera giornata e si organizza per area, intervistando chi effettivamente svolge il lavoro in ciascuna area, non solo il proprietario.

La ragione di parlare con chi gestisce il processo, e non solo con il proprietario, è semplice: il proprietario vede il risultato finale (la vendita del mese, i soldi in banca), ma non sempre vede dove viene perso il tempo lungo il percorso. Quello spreco di tempo lo conosce quasi sempre chi svolge la mansione ogni giorno.

Cosa ne esce?

Al termine della giornata, non rimane una lista di problemi non ordinati: c'è un rapporto da consegnare entro la settimana successiva, suddiviso in tre parti.

1. I ritrovamentiIn termini semplici, senza gergo specialistico.
2. Le priorità di miglioramentoOrdinate in base al loro impatto e al costo per risolverle.
3. Una raccomandazione onesta.Si conviene valutare un sistema, un cambiamento di processo, o se è ancora necessario valutare se conviene o meno.

Quello ultimo punto è importante. La diagnosi non è stata concepita per promuovere un progetto di grandi dimensioni: ci sono situazioni in cui il vero miglioramento consiste nel cambiare chi approva un acquisto, non nell'acquisto di un software.

Quanto costa rispetto al mercato.

La edizione originale menzionava circa 10 UF come riferimento di mercato, ma non identificava un fornitore o un ambito equivalente. Questa cifra non deve essere utilizzata come tariffa generale: confronta le proposte con la stessa durata, i risultati e le condizioni. Diagnosi dei processi di Ditap Negocios Costa $80.000 più IVA, include una sessione di un'intera giornata e fornisce il rapporto entro una settimana, con una chiamata preliminare di 20 minuti gratuita inclusa nel prezzo.

La differenza non è solo quantitativa: è che l'ambito è definito fin dall'inizio – ad esempio, un giorno, un rapporto, una scadenza – invece di una consulenza aperta che può estendersi senza che sia chiaro quando termina.

Cosa succede nelle settimane successive

Il rapporto non è la fine del processo, ma il suo punto di partenza. Solitamente, le migliorie priorizzate vengono organizzate in un piano di 90 giorni: date, responsabili e cosa viene controllato per primo, senza la necessità di avviare un progetto grande in una sola volta. Alcune migliorie vengono implementate da sole, e quindi il team ha già (ad esempio, cambiare chi autorizza un acquisto, spostare un foglio di calcolo in un formato comprensibile da tutti); altre richiedono un sistema, e in questo caso il rapporto fornisce un quadro sufficientemente chiaro per ottenere preventivi senza sorprese.

Quella separazione – che può essere risolta senza spese, che richiede un investimento – è, in pratica, il risultato più utile del diagnóstico: la maggior parte dei proprietari di piccole imprese sospettavano che qualcosa non andava, ma non sapevano se la soluzione comportava una sola serata di lavoro o diversi milioni di pesos.

Chi dovrebbe chiederlo per primo.

Tre segnali che indicano che è meglio partire da qui, piuttosto che attraverso qualsiasi sistema:

• Qualcuno nel settore dice "sappiamo più o meno" quando si parla di magazzino o di cassa.
• Si si acquista o si sta per acquistare un sistema senza aver chiaro esattamente quale processo dovrà risolvere.
• Il proprietario continua a svolgere compiti operativi che dovrebbe delegare, ma non si fida di farlo senza un controllo costante.

Se applica una di queste tre opzioni, la sessione di un giorno di solito costa meno rispetto a continuare a operare senza una strategia per un mese.